6 tipp az üzleti levelek írásához + példák angolul

Az e-mail mára a legnépszerűbb kommunikációs formává nőtte ki magát, hiszen gyors és hatékony. Különféle okokból írhatunk professzionális e-maileket, előfordulhat, hogy össze kell foglalnunk a megbeszéléseken elhangzottakat, lebonyolítani egy találkozót, árajánlatot kérni vagy adni… 

Egy jól összeállított e-mail világos, tömör, cselekvésre kész üzenetet ad a címzettnek, mindemellett pedig asszertív (öntudatos, határozott, ugyanakkor másokra tekintettel lévő) a nyelvezete. Természetesen gyakorlásra ebben az esetben is szükség van, ne érezd magad rosszul attól, ha nem megy elsőre tökéletesen. A következő tippek keretet adnak az üzleti leveleknek, amelyeket egy jó alapként tudsz használni.

Ha nem tudod, hogy kezdd el a levél megírását, ez a hat lépés a segítségedre lesz:

1. Célok meghatározása

Egyszerűnek tűnik ugyan, de érdemes időt szánni rá. Határozd meg, mit vársz a címzettől, mit tegyen, miután elolvasta a leveled? 

Például ha szeretnéd, hogy a címzett megtekintsen egy általad csatolt dokumentumot, tudasd vele, hogy mi szerepel a dokumentumban, miért van szükséged a megtekintésére, kérdezz rá, mikorra várhatod a visszajelzését.

Pár példa:

További információszerzés céljából küldök egy tájékoztató kiadványt: I enclose a brochure for your further information.

A mellékelt katalógus részletes tájékoztatást ad a …-ról: You will find enclosed a catalogue giving detailed information about…

Nagyon hálás lennék, ha rám tudna szánni néhány percet: I would be very grateful if you could spare me a few minutes.

Örömmel venném mielőbbi válaszát: I would greatly appreciate an early reply / A prompt answer would be appreciated.

2. Célközönség figyelembe vétele

Amikor írsz, győződj meg róla, hogy a hangnem és a kommunikáció stílusa megfelel-e a címzettnek. Például, ha egy olyan cégvezetőnek küldenél e-mailt, akivel még sohasem találkoztál, legyen az teljesen formális és egyelőre kerüld el a vicceket. Ha egy kollégádnak írsz, akivel jó kapcsolatot ápoltok, számára már nyugodtan írhatsz megengedőbb, barátságosabb, informális leveleket.

Informális: Can you …? (Tudsz…)

Formális: I was wondering if you could… (Azon tűnődtem, tudnál-e esetleg…)

Informális: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day. (Bocsi, nem tudok veled találkozni. Ma nagyon elfoglalt vagyok.)

Formális: I am afraid I will not be available to make it that day. (Attól tartok, aznap nem leszek elérhető.) 

3. Legyél tömör

Mivel rengeteg e-mailt kapunk és küldünk nap, mint nap, az embereknek egyre kevesebb ideje marad az elolvasásukra, ezért érdemes törekednünk a tömörségre. Próbálj elhagyni minden olyan töltelékszót és információt a levélből, amely nem releváns, használj rövid, egyszerűbb mondatokat. Ezzel könnyen olvashatóvá válik a leveled, amit nagyobb eséllyel olvasnak végig.

4. Lektorált e-mail

Fontos, hogy nyelvtanilag kifogásolhatatlan üzleti leveleket írj. Nyugodtan támaszkodhatsz online programokra, nyelvtant ellenőrző weboldalakra. Ezen felül mindig ellenőrizd még a “küldés” gomb megnyomása előtt a komplett leveled és azt, hogy tényleg csatoltad-e a kívánt dokumentumokat. Ha egy olyan fontos levelet küldesz, amely a céged egészét képviseli, kérd ki nyugodtan egy felettesed lektorálását küldés előtt.

5. Megfelelő etikett

A levelednek tartalmaznia kell egy udvarias üdvözlést és elköszönést, hogy barátságos, tisztelettudó keretet adj az üzenetnek. Ezen felül ügyelj a címzett idejére, lehetőség szerint munkaidőn belül küldd el az e-mailt. 

6. Utókövetés

A hatalmas levélforgalom miatt gyakran előfordulhat, hogy elfelejtenek válaszolni a leveledre. Általános javaslatunk, hogy ha a címzett két munkanapon belül sem válaszol, írj egy barátságos, érdeklődő levelet, utólagos megkeresést.  

Hivatalos email formátuma és szerkezete

Az alábbi öt tartalmi részt kell figyelembe venni az e-mail megírásakor: 

1. Tárgysor

Pár szavas kifejezés, amely összefoglalja az üzeneted létrejöttének okát, célját. Egy példa a hivatalos levél tárgysorra angolul: “Follow Up: Product Presentation”

A címzettek így már számítani fognak arra, hogy a levélben érdeklődni fogsz a termékbemutatód utáni véleményeik iránt. 

2. Üdvözlet

A levél első sora, ahol figyelni kell a megszólításra. Ha nem ismert számodra a címzett hölgy családi állapota, akkor a “Mrs.” és a “Ms.” helyett használhatod a “Dear” megszólítást is.

Név ismerete esetén az alábbi formák használhatóak: Dear Ms Brown / Dear Dr Green. 

Ekkor az elbúcsúzási forma: “Yours sincerely,”

A név ismeretének hiányában pedig a következő lehetőségek közül lehet választani:

Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam.

Ekkor az elbúcsúzási forma: “Yours faithfully,”

3. Törzs szöveg

A levél törzsében kitérhetsz a leveled tényleges tartalmára, amelyben az alábbi elemek szerepelhetnek:

Köszönetnyilvánítás

Kérés, kérdés megfogalmazása

Cselekvésre ösztönzés

Példa az előbbi, termékbemutatós levél törzsszövegére:

“Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.” 

4. Lezárás

Az aláírás előtti utolsó mondat, amelyben megismételheted az üzenet szövegében írt kéréseid, pl.:“I look forward to speaking with you on Wednesday. Thanks again!”

5. Aláírás

Az aláírásod tartalmazza a neved, a beosztásod és a cég nevét. A legtöbb e-mail szoftver használ automatikus aláírás funkciót, így ezt elég egyszer jól beállítani. 

Sincerely: Akkor használod, ha a címzett neve ismert és az üdvözlésnél is meg van említve.
Yours Faithfully: ha a címzett nem ismert. Ezt a változatot akkor is használhatjuk, ha a címzett neve ismert, de még nem találkoztak személyesen, vagy még nem beszéltek azelőtt.

További lehetőségek:

Nagyon formális búcsúzás: Respectfully yours, Yours respectfully

Semleges stílusú: Very truly yours, Yours truly

Kevéssé formális: Sincerely yours, Most sincerely, Yours corfially 

Írj te is professzionális üzleti leveleket!

A baráti vagy üzleti levélírás a nyelvvizsgák írásbeli részét képezi, bármelyik vizsgaközpontot is választod, ezért fontos, hogy elsajátítsd azokat a nyelvi fordulatokat, amelyekkel lenyűgöző leveleket tudsz írni. Ezt a képességet a jövőben is bármikor a javadra fordíthatod.

Fontos tudás, főleg most, amikor a nemzetközi munkakapcsolatok egyre inkább általánosabbá válnak!